Dicas para Gestão de Tempo e Tarefas
Neste artigo falamos sobre gestão de tempo e tarefas, assim como estratégias, para alocarmos um dos recursos mais valiosos para a nossa organização – o nosso tempo.
Este é um exercício que pode ser feito, tanto para a alocação de recursos e tarefas de uma organização em saúde, como na nossa vida pessoal.
Para fazermos este exercício, iremos começar por listar todas as tarefas que ocupam o nosso tempo e da nossa organização, podendo inclusive, atribuir a cada uma delas, a percentagem de tempo que alocamos à mesma, durante a nossa semana de trabalho (p.e. criação de conteúdo para redes sociais; atendimento ao cliente; procedimentos administrativos; etc)
Tendo criada esta listagem, vamos agora mapear cada uma destas tarefas, de acordo com os princípios da Matriz de Eisenhower – uma poderosa ferramenta para organização de tempo e tarefas, desenvolvida por Stephen Covey, autor de Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, que aplicou as ideias do antigo presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, para criar esta matriz.
1- Quadrante 1 (Importância Alta e Urgência Alta): Fazer
É aqui que colocamos quaisquer tarefas que sejam concomitantemente urgentes e importantes. Quando uma tarefa na nossa lista tiver de ser feita de imediato (desde logo quando pode acarretar consequências para o nosso negócio e afetar os nossos objetivos a longo prazo) devemos colocá-las neste quadrante.
Não deve haver muitas dúvidas sobre as tarefas que pertencem a este quadrante, porque são aquelas que estão em primeiro plano e que provavelmente nos provocam maior stress.
2- Quadrante 2 (Importância Alta mas Urgência Baixa): Agendar
É aqui que colocamos as tarefas que não forem urgentes mas que são importantes para o nosso negócio. Estas tarefas afetam os nossos objetivos a longo prazo mas não precisam ser feitas de imediato, por isso podem ser planeadas e agendadas.
Tratamos destas tarefas logo após de lidarmos com as tarefas do primeiro quadrante. Num negócio em fisioterapia, a análise de indicadores de performance do negócio ou criação de procedimentos internos poderia ser um exemplo de importância alta mas urgência baixa).
3- Quadrante 3 (Urgente mas não Importante): Delegar
Estas tarefas devem ser concluídas de imediato, mas não afetam os nossos objetivos a longo prazo e podem ser delegadas a terceiros (colaboradores internos ou externos da nossa organização).
Delegar tarefas é uma das formas mais eficientes de gerirmos a nossa carga de trabalho e darmos à nossa equipa a oportunidade de ampliarem as suas competências. De salientar que em alguns casos específicos, tarefas importantes também podem/devem ser delegadas (aspeto fundamental para motivarmos uma equipa).
4- Quadrante 4 (Nem Urgente nem Importante): Excluir
Depois de analisarmos a nossa lista e distribuirmos as tarefas entre os três primeiros quadrantes, ainda restarão algumas. Trata-se daquelas tarefas que não são nem urgentes nem importantes.
Estas tarefas podem representar uma alocação de recursos desnecessária e/ou com baixo impacto no resultado da organização e/ou do nosso trabalho. Eliminar tarefas ou dizer que não a solicitações nem sempre é fácil, mas é o caminho para nos libertarmos daquilo que nos dá trabalho e não traz retorno.
Este exercício pode representar um primeiro passo para a reorganização do teu tempo e/ou da tua organização. Pode também ser o caminho para uma vida de maior liberdade e menor dependência da organização relativamente ao seu fundador.
Cria a tua Matriz Eisenhower e partilha connosco o impacto que este exercício teve na tua organização. Se conseguiste mudar algo no teu espaço em saúde ou na tua gestão de tempo, para melhor, então escrever este conteúdo já valeu a pena!
Se precisas de ajuda para melhorares a organização de tempo e eficiência da tua organização, agenda connosco uma sessão de consultoria gratuita.
